1. Informazioni generali

La presente Politica della Privacy (la nostra “Politica della Privacy”), unitamente al Contratto di Licenza per l’Utente Finale (“ULA”) si applica all’Applicazione ed ai relativi Servizi dell’Applicazione.

Octo Telematics S.p.A., con sede legale in Via Vincenzo Lamaro, 51 – 00173 Roma (Italia) (“Octo Telematics” o “noi”), si impegna a tutelare e rispettare la privacy degli utenti dell’Applicazione e dei Servizi (“Utenti”). La presente Politica della Privacy definisce il modo in cui sono conservati, trattati e trasmessi i Dati Personali (secondo la definizione di cui alla sezione 3) che raccogliamo, o che sono forniti volontariamente, dai nostri Utenti. Ti invitiamo a leggere quanto segue con attenzione per comprendere il nostro approccio e le nostre prassi riguardo ai Dati Personali degli Utenti ed al modo in cui li trattiamo, in ottemperanza al Regolamento (UE) n. 679 del 27 aprile 2016 (c.d. Regolamento Generale in materia di Protezione dei Dati) ed al Decreto Legislativo n. 196 del 30 giugno 2003 che stabilisce il Codice in materia di Protezione dei Dati Personali dell’Italia, così come modificati o sostituiti all’occorrenza (collettivamente le “Leggi Applicabili in materia di Privacy”).

Salvo se qui diversamente indicato, i termini e le definizioni stabiliti nel Contratto di Licenza per l’Utente Finale avranno il medesimo significato attribuito loro nella presente Politica della Privacy.

2. Responsabile del Trattamento

Per le finalità delle Leggi Applicabili in materia di Privacy, Octo Telematics è il titolare del trattamento dei Dati Personali raccolti e trattati in relazione all’utilizzo dell’Applicazione e dei Servizi dell’Applicazione da parte degli Utenti.

3. Tipologia di dati raccolti e trattati

Raccogliamo i Dati Personali forniti specificamente e volontariamente dagli Utenti nonché i Dati Personali raccolti dallo Smartphone e dall’Unità di Bordo, ove presente, tra cui i dati di viaggio.

Per “Dati Personali” si intendono informazioni in grado di identificare una persona specifica, ad esempio nome e cognome, nome utente, password, indirizzo di posta elettronica, luogo di nascita, paese, regione, città di residenza, attuale posizione geografica e informazioni sul veicolo, tra cui marca, modello, anno e numero di immatricolazione del veicolo guidato dall’Utente. Il conferimento e la raccolta dei Dati Personali dell’Utente sono necessari al fine di consentire il funzionamento del Servizio, così come descritto nelle ULA, e sono pertanto richiesti agli Utenti in fase di creazione di un profilo.

Per poter erogare il Servizio, dobbiamo raccogliere dati relativi alla posizione geografica dell’Utente durante il suo utilizzo dell’Applicazione e dei Servizi dell’Applicazione. Per consentire la corretta funzionalità dell’Applicazione, è necessario che il rilevatore GPS e i servizi di localizzazione sullo Smartphone dell’Utente siano attivati e che l’Utente abbia autorizzato l’Applicazione ad utilizzarli per determinare la sua posizione. Scaricando e utilizzando l’Applicazione, l’Utente acconsente alla raccolta e utilizzo dei propri dati per la suddetta finalità.

L’utilizzo del Servizio richiede inoltre la raccolta di dati relativi alle informazioni di contatto dell’Utente (nome, cognome, indirizzo e-mail e numero di telefono cellulare), i dati GPS e l’ora del viaggio.
Octo Telematics raccoglie inoltre informazioni tecniche, incluso il tipo di Smartphone usato dall’Utente, informazioni sulla rete mobile, sui sistemi operativi mobili installati sullo smartphone dell’Utente, sul tipo di browser utilizzato, sulle impostazioni di fuso orario ecc.

Tuttavia, Octo Telematics non raccoglie né tratta categorie particolari di dati (ex artt. 9 e 10 GDPR), intesi come dati personali in grado di rivelare l’origine razziale ed etnica dell’Utente, le sue convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l’appartenenza a partiti politici, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale oppure dati personali in grado di rivelare lo stato di salute o le abitudini sessuali dell’Utente.

L’Utente è invitato a non fornire a Octo Telematics categorie particolari di dati.

4. Modalità di trattamento dei dati, finalità e base giuridica

Octo Telematics tratta i Dati Personali degli Utenti con mezzi automatizzati utilizzando software e altri strumenti informatici allo scopo di rendere disponibili il Servizio, i Servizi dell’Applicazione e l’Applicazione, per le seguenti finalità:

1. adempimento degli obblighi previsti dalle ULA;
2. conformità agli obblighi stabiliti dalle vigenti disposizioni di legge e, in particolare, dalle Leggi Applicabili in materia di Privacy;
3. tutela dei diritti di Octo Telematics, anche in sede giudiziale;
4. Fornire agli Utenti via e-mail e/o telefono informazioni relative a nuovi servizi offerto da OCTO
5. esecuzione delle attività relative alle vendite della società e delle filiali commerciali, acquisizioni, fusioni, divisioni o altre trasformazioni societarie che coinvolgano Octo Telematics, e la relativa implementazione;
6. legittimo interesse di Octo Telematics al miglioramento delle sue piattaforme tecnologiche e dei servizi e prodotti offerti a clienti attuali e potenziali.

Il conferimento di Dati Personali per le finalità di cui ai commi a), b), c) e d) è obbligatorio in quanto necessario per l’esecuzione del Contratto di Licenza per l’Utente Finale e delle ULA nonché per ottemperare agli obblighi stabiliti dalle disposizioni normative o regolamentari ed ai fini della tutela legale dei diritti di Octo Telematics. Pertanto, il mancato conferimento di tali Dati Personali, nonché qualsiasi richiesta della loro cancellazione, comporterà l’impossibilità di instaurare o proseguire l’esecuzione delle ULA.

Il trattamento dei Dati Personali per le finalità di cui ai commi e) ed f) è necessario per il perseguimento del legittimo interesse di Octo Telematics, che sarà adeguatamente bilanciato dai diritti e libertà dell’Utente, purché il trattamento dei Dati Personali avvenga entro i limiti strettamente necessari per l’esecuzione di tali attività. 

5. Trasmissione dei Dati dell’Utente

I Dati Personali non saranno divulgati né comunicati a terzi senza l’autorizzazione del Licenziatario, incluso attraverso la loro fornitura o consultazione, sia in forma elettronica che cartacea.

Tuttavia, in taluni casi, i Dati Personali potranno essere divulgati alle seguenti categorie di destinatari:

1. soggetti, interni o esterni a Octo Telematics, debitamente nominati per iscritto in qualità di incaricati o sub-incaricati del trattamento ai sensi delle Leggi Applicabili in materia di Privacy, ai fini dello svolgimento delle attività di trattamento necessarie per l’esecuzione del Contratto di Licenza per l’Utente Finale (incluse altre società appartenenti al Gruppo Octo);

2. autorità pubbliche, giudiziarie o di polizia, entro i limiti stabiliti dalle leggi e regolamenti applicabili;
   
   
3. altre terze parti in quanto parte di un’operazione societaria come fusione o cessione di beni; autorità pubbliche ed enti per scopi legali e fiscali, o, eventualmente, per tutelare l’impresa, nonché i clienti, il personale o i fornitori di OCTO. In alcuni casi, ad OCTO potrebbe essere richiesto di comunicare i dati personali in conformità con gli ordini legittimi delle autorità pubbliche e di soddisfare i requisiti di sicurezza nazionali o di conformarsi alle disposizioni di legge.
   
   

6. Soggetti incaricati del trattamento dei Dati Personali

I Dati Personali forniti dall’Utente durante l’utilizzo dell’Applicazione o del Servizio possono essere accessibili al personale interno incaricato del trattamento e ad eventuali responsabili del trattamento dei Dati Personali dei nostri fornitori.  L’accesso è consentito soltanto alle persone specificamente autorizzate attraverso istruzioni scritte; garantiamo che tale accesso è limitato in base al principio della necessità di sapere ed allo scopo di fornire i Servizi dell’Applicazione e per le finalità descritte nella presente Politica della Privacy.

7. Misure di Sicurezza

Octo ha implementato adeguate misure tecniche ed organizzative per garantire un livello di sicurezza appropriato al rischio in conformità con quanto previsto dall’articolo 32 del GDPR.

8. Diritti degli interessati al trattamento

In ottemperanza alle Leggi Applicabili in materia di Privacy, gli Utenti dispongono dei seguenti diritti e facoltà:

1. diritto di essere informati riguardo alle finalità e modalità del trattamento dei Dati Personali;
2. diritto di accedere ai Dati Personali che li riguardano;
3. diritto di ottenere copia dei Dati Personali, laddove questi siano conservati in paesi al di fuori dell’Unione Europea, nonché di ricevere indicazioni del luogo in cui tali Dati sono conservati o trasferiti;
4. diritto di richiedere la rettifica, l’aggiornamento o l’integrazione dei Dati Personali;
5. diritto di richiedere la cancellazione o la trasformazione in forma anonima dei Dati Personali ovvero il blocco dei Dati Personali trattati;
6. diritto di opporsi, in tutto o in parte, a qualsiasi trattamento effettuato attraverso processi decisionali automatizzati, inclusa la profilazione;
7. diritto di revocare il proprio consenso al trattamento, laddove accordato, liberamente e in qualsiasi momento;
8. diritto alla portabilità dei Dati Personali, ossia il diritto di ricevere i Dati Personali in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da Smartphone automatici, nonché la possibilità di trasmettere tali Dati ad altro responsabile del trattamento, liberamente e senza ostacoli;
9. diritto di richiedere la limitazione del trattamento dei Dati Personali;
10. diritto di contattare il responsabile della protezione dei dati di Octo Telematics;
11. diritto di presentare reclamo dinanzi a un’autorità di controllo incaricata della protezione dei dati personali.

9. Conservazione dei Dati Personali dell’Utente

Octo effettua il trattamento dei dati personali esclusivamente in paesi ubicati nell’Unione Europea e non effettua alcun trasferimento transfrontaliero di dati personali al di fuori dello Spazio Economico Europeo, salvo laddove tale trasferimento si  basi sul previo consenso scritto della Persona Interessata o su qualsiasi altra misura di tutela, tra cui (a) le clausole contrattuali ordinarie della Commissione Europea; (b) decisioni in materia di adeguatezza emesse dalla Commissione Europea riguardanti i paesi in cui sono trasferiti i Dati Personali; (c) norme vincolanti d’impresa adottate dal Gruppo Octo o dai suoi incaricati o sub-incaricati del trattamento.

10. Periodo di conservazione dei Dati Personali dell’Utente

I Dati Personali forniti dall’Utente in relazione all’esecuzione del Contratto saranno conservati per 10 anni a partire dalla data di sottoscrizione dell’Applicazione GUIDO-Driver attento ovvero alla risoluzione del Servizio.

I Dati Personali raccolti dallo Smartphone e relativi all’utilizzo del Servizio saranno conservati per 15 (quindici) mesi dalla data in cui sono raccolti.

Una volta trascorso tale periodo, ovvero dopo 15 (quindici) mesi dalla data in cui l’Applicazione è stata disinstallata, i relativi dati saranno trasformati in forma anonima.

11. Modifiche alla Politica della Privacy

Octo Telematics potrà liberamente modificare, integrare e/o aggiornare, in tutto o in parte, la presente Politica della Privacy, anche alla luce di future modifiche apportate alle Leggi Applicabili in materia di Privacy.

Resta inteso che tutte le modifiche, integrazioni o aggiornamenti saranno comunicati agli Utenti in modo tempestivo e puntuale, utilizzando gli strumenti elettronici o cartacei più idonei. A tale riguardo, Octo Telematics raccomanda agli Utenti di verificare regolarmente la presenza di eventuali aggiornamenti di questa Politica della Privacy.  I nuovi termini potranno inoltre essere visualizzati sullo schermo e potrebbe essere richiesto all’Utente di leggerli e accettarli prima di poter continuare a utilizzare l’Applicazione e i Servizi dell’Applicazione.

12. Informazioni di contatto

Per qualsiasi informazione o richiesta in materia di tutela dei Dati Personali, nonché allo scopo di esercitare i propri diritti l’Utente può contattare il responsabile della protezione dei dati di Octo Telematics al seguente indirizzo mail: dpo@octotelematics.com